Kannst dich noch an 1997 erinnern als beim sogenannten „Elchtest“ das Auto von Mercedes der A-Klasse umgekippt ist? Bis zu dieser Zeit galt Mercedes als das sicherste Auto der Welt.
Alles gilt immer so lange als perfekt und sicher bis etwas passiert. Bis zu diesem Zeitpunkt fühlt man sich relativ sicher.
Datenschutz ist solange kein Problem bis er auf die Probe gestellt wird. Die “Probe” kann in Form einer Beschwerde, Anfrage, eines Datenverlustes oder eines verlorenen Laptops kommen. Aber auch die Behörden sind nicht untätig. Die Behörden beginnen systematisch, sei es direkt oder mit Fragebögen, verschiedene Unternehmen zu prüfen.
Wir waren überrascht festzustellen wie schnell die Behörden mit den Überprüfungen beginnen. Unter diesem Link findest du einen Fragebogen einer Datenschutzbehörde. Schaue dieses Dokument an und versuche die Fragen zu beantworten. Wenn das alles bei dir in Ordnung ist, bist du auf der sicheren Seite.
Warum auf die Prüfung der Behörde warten? Warum nicht selbst einen Test durchführen um zu schauen wie der Stand der Dinge ist ?
Versuchen wir mal folgende Fragen zu beantworten
Welche personenbezogene Daten sammeln sie?
Wo genau werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
Was ist die Rechtsgrundlage Deiner Datenverarbeitung?
Kannst Du eine Anfrage auf Löschung leicht durchführen und nachweisen?
Wann musst Du eine Datenschutz-Folgenabschätzung machen?
Hast Du die Einwilligungs-Texte schon angepasst?
Hat Dein Auftragsverarbeiter ausreichende datenschutzfreundliche Voreinstellungen vorgenommen?
Welche Verarbeitungstätigkeiten hast Du in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten schon aufgenommen?
Verwendest Du Checklisten durch die abgefragt werden kann ob technisch-organisatorische Maßnahmen durchgeführt werden und funktionieren?
Wie steht es mit der Sicherheit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Unternehmen und wie kannst Du das der Aufsichtsbehörde nachweisen?
Kannst Du der Aufsichtsbehörde eine Meldung über eine Datenschutzverletzung, wenn sie stattgefunden hat, zeitgerecht senden?
Auch diese Fragen sind einem Fragebogen einer anderen Behörde entnommen. Wenn so ein Papier ins Haus kommt ist es schon zu spät sich zu überlegen was zu tun ist.
Versuchen wir die Sache von einem praktischen Standpunkt anzugehen.
Nehmen wir als Beispiel einen Handwerksbetrieb.
Muss ich einen DSB benennen?
Muss ich ein Verzeichnis der verarbeitungstätigkeiten führen?
Müssen meine Mitarbeiter eine Datenschutzverpflichtung unterschreiben?
Muss ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung machen?
Wie sichere ich die Daten vor Angriffen?
Habe ich Informationspflichten?
Muss ich die Daten besonders sichern?
Muss ich Datenschutzvorfälle an die Behörde melden?
Muss ich eine Datenschutz Folgenabschätzung machen?
Wie schaut das mit den Anforderungen zur Datenlöschung aus?
Wenn du diese Fragen sicher beantworten kannst sollte der Datenschutz für dich kein großes Problem darstellen. Versuche die Fragen mit Ja oder Nein zu beantworten und wenn es “JA” ist, gib Dir selbst die Antwort: “Wie habe ich es umgesetzt?”
Wenn es aber immer noch für Dich ein großes Fragezeichen ist, wird es wirklich Zeit etwas zu unternehmen. Entweder setzt Du Dich selbst hin und arbeitest das alles aus oder Du suchst dir jetzt professionelle Hilfe.
Wir haben ein spezielles System entwickelt und zwar den Datenschutz-Coach. Ja, Du hast richtig gelesen “Datenschutz-Coach”. Der Datenschutz-Coach hilft dir bei der Umsetzung Deiner Datenschutz-Verpflichtungen. Er leitet Dich genau an was zu tun ist und wie es konkret umzusetzen ist. Dieses System ist praktisch, einfach, spart Zeit und Nerven und ist für jede Branche leistbar.
Wenn wir Dein Interesse geweckt haben, dann vereinbare noch heute einen
Termin für ein kostenloses Arbeitsgespräch.
