DSGVO wie Du am besten damit umgehst

Ich möchte die Datenschutz Grundverordnung zum Anlass nehmen um zu zeigen wie unterschiedlich Du ein Problem sehen kannst. Dem Problem oder der Situation ist es egal, sie ist einfach. Dem Stein der im Wege liegt, kümmert es nicht was Du denkst und welche Einstellung du zu ihm hast. Ihm ist es egal ob Du Dich ärgerst, Dir überlegst warum er da ist oder in ihn hinein rennst. 

Die Meisten mit denen ich über die Verordnung gesprochen habe, waren eher frustriert und zum Teil aufgebracht. Ich habe die Leute gut verstehen können. Mittlerweile habe ich einiges mehr an Erfahrung und festgestellt, dass das Problem viel mehr Facetten hat, als ich ursprünglich angenommen habe.

Eine wahre Geschichte

Ich habe einen sehr lieben Kunden der eine Firma mit 36 Mitarbeitern hat. Als er mit der DSGVO konfrontiert wurde war er regelrecht gelähmt. Am Anfang hat es ihn nicht sonderlich interessiert aber als er verstanden hat, worum es dabei geht und welche Konsequenzen es mit sich bringt, konnte er es nicht glauben und hat nach Möglichkeiten gesucht, wie er dem entkommen könne oder wie er ungestraft, wie bisher weiterarbeiten kann.

Irgendwann, nachdem er sich beruhigt hatte, haben wir begonnen zu analysieren was eigentlich das Problem wirklich ist. Dabei hat sich herausgestellt, dass er in seinem Betrieb, der übrigens gut läuft, viele Situationen hat die, nicht optimal sind. Er war sich dessen zwar bewusst aber es war im zu Mühsam und aufwändig, diese Situationen zu lösen. Als er nun mit der DSGVO konfrontiert wurde, hat das den schlafenden „Löwen“ aufgeweckt (das war der wirkliche Grund der Aufregung – alles was nicht erledigt ist, „beißt“ irgendwann)

Zu viele Workarounds machen das Leben schwer

Nachdem er das erkannt hat, hat er beschlossen das Problem anzugehen. Sein Problem ist, dass er zwar eine gute Datenverarbeitung hat, aber seine Verarbeitungsprozesse nicht einheitlich sind und er immer wieder Daten „vergisst“, Entwicklungsdaten verloren gehen, Kundendaten nicht wieder auffindbar sind oder unbrauchbare Technologie verwendet die sein Geschäft nicht sonderlich fördern. Über all die Jahre hat sich eine große Menge an „Work-Arounds“ und „Verschlechtbesserungen“ angesammelt wo sich niemand mehr vollständig zurecht findet. Einige Mitarbeiter haben eigene individuelle Lösungen eingeführt, eigene spezielle Excel-Listen-Verwaltungen etabliert, spezielle Verzeichnisse angelegt usw. Alles funktioniert irgendwie aber keiner hat wirklich einen vollen Überblick. Das sind dann jene Situationen wo der Chef in der Firma herumläuft und versucht die Informationen von einem Geschäftsfall, von vor einem Jahr zusammen zu tragen. „Herr Hoffmann, sagen Sie können Sie sich noch erinnern was wir damals mit dem Kunden ausgemacht haben…??“ – Hoffentlich weiß Herr Hoffmann noch was ausgemacht wurde sonst …

Solche und ähnliche Szenarien spielen sich täglich in vielen Betrieben ab.

Wenn Die DSGVO  auf so ein Szenario trifft, dann ist Feuer am Dach. 

Wenn Du ein Problem hast, hast Du mehrere Möglichkeiten es anzugehen. Du kannst es versuchen zu ignorieren, zu meiden, davon weglaufen oder aufgeben. Aber die beste Methode ist immer noch es anzugehen. 

Auch wenn es für viele schmerzhaft ist, so ist die DSGVO für viele Betriebe eine Chance, ihre Abläufe so zu gestalten, dass sie wirklich ideal sind.  Nun die die alten, unhandlichen und problematischen Abläufe gegen sichere und verlässliche Arbeitsprozesse auszutauschen.

Ein besseres Geschäftsleben mit der DSGVO?

Das hat mein Kunde mittlerweile auch schon verstanden. Die Aktion ist fast abgeschlossen. Das Ergebnis ist erstaunlich, weil er jetzt schon einen Level an Datenorganisation erreicht hat, den er sich immer schon gewünscht hat. Der Wert einer Firma sind die Daten. Aber Daten alleine sind es nicht. Die Daten müssen zugänglich, sicher, aktuell und verlässlich sein. 

Wenn Du die DSGVO in dein Unternehmen integrierst, dann etabliere Dir eine Datenstruktur und Datenverarbeitungsoberfläche die technisch und organisatorisch sicher und verlässlich ist und im Sinne der DSGVO richtssicher ist. 

DSGVO – get started