Bevor ich das Thema „Dokumentationspflicht“ angehe, möchte ich gerne auf diese Begriffe eingehen:
Rechtfertigungspflicht: Ist eine Form wie man verpflichtet wird Auskunft zu geben, wenn man befragt wird. Vergleichbare Dinge sind
- Wahrheitspflicht
- Weisungspflicht
- Vorlagepflicht.
Wenn Du vor Gericht stehst, hast Du eine Wahrheitspflicht.
Nachweispflicht: Ist, dass ich etwas haben muss, das beweist, dass etwas ist oder nicht ist. Das bedeutet nicht, dass ich dadurch schon automatisch einer Rechtfertigungspflicht unterliege.
Dokumentationspflicht: Bedeutet, dass ich zur Dokumentation verpflichtet bin. Das bedeutet nicht automatisch, dass ich damit automatisch schon meiner Nachweispflicht nachkomme.
Beispiel eines Dialoges: Behörde: „Legen Sie uns die Akten vor!“ Verantwortlicher: „Aufgrund welcher Rechtsgrundlage fordern Sie von mir die Vorlage der Akten?“ Behörde: „Aufgrund des Artikel 23 des B-Gesetzes.“
Dokumentationspflicht
Dokumentieren bedeutet Vorgänge, Arbeits-Prozesse und Handlungen aufzuzeichnen. Die Art und Weisen sind nicht näher bestimmt. Formen der Dokumentation sind Texte, Fotos, Filme, Logfiles, Videos – für die Dokumentation gibt es viele Formate.
Eine Dokumentationspflicht würde dann sinngemäß bedeuten, dass man eine Sache, Handlung oder Ablauf in Form von Aufzeichnungen festhalten muss. Ein Beispiel dazu, wäre ein Fahrtenschreiber oder Fahrtenbuch. Dokumentationspflichten gibt es vor allem in der Medizin. Wenn eine Dokumentationspflicht gegeben ist, muss auch gleichzeitig der Umfang und die Form vorgegeben sonst, sonst weiß niemand was er aufzeichnen soll.
Gleich vorweg in der DSGVO gibt es keine Dokumentationspflicht. Das macht auch Sinn, würde es doch bedeuten, dass Du jede Verarbeitungstätigkeit bei personenbezogenen Daten in irgendeiner Weise festhalten müsstest und das wäre praktisch nicht durchführbar. Es macht natürlich Sinn, gewisse Verarbeitungstätigkeiten aufzuzeichnen, wenn es technisch leicht möglich ist. Das ist vor allem bei computergestützten Verarbeitungen sinnvoll, weil man das mittels eines Logfiles automatisch dokumentieren kann.
Es gibt aber sehr wohl eine Nachweispflicht. Das bedeutet, dass Du die ordnungsgemäße Datenverarbeitung personenbezogener Daten nachweisen musst. Um dieser Nachweispflicht nachzukommen ist das Verfahrensverzeichnis – oder wie es technisch richtig heißt Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten – extrem wichtig.
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